 Mejora en Cont@BOT: Gestión Documental
Hemos introducido increibles mejoras en el sistema de gestión documental de Cont@BOT consiguiendo dotar al software de una agilidad nunca vista en la gestión de la documentación de la empresa, los clientes, los proveedores...
Gracias a la colaboración que hemos mantenido entre Estudio 53, la Consejería de Economía Innovación y Ciencia de la Junta de Andalucía y SimbioWork hemos podido desarrollar un proyecto de modernización tecnológica para Estudio 53.
Uno de los puntos clave de esta modernización era la dificultad de gestionar toda la documentación que se genera para atender a los clientes de una forma organizada, coordinada y segura. Frente a esta dificultad, hemos desarrollado, prácticamente desde cero la nueva versión de la gestión documental en Cont@BOT.
Inicialmente la documentación en Cont@BOT se trataba como un proceso de gestión independiente, gobernado por una persona que llevaba el control de la documentación y realizaba la clasificación, almacenamiento y distribución de la misma. Este sistema muy válido para empresas multinacionales se tornaba lento y de difícil uso para una PYME.
Nos pusimos manos a la obra, y cambiamos la forma de gestionar esta documentación. Ahora cada uno de los participantes en cada uno de los procesos de gestión sería el responsable de la documentación y mediante indicadores realizados en MediBOT se establecen alarmas de gestión sobre la misma.
De esta forma, cada persona que genera documentación la va clasificando según el sistema establecido por la propia empresa y se consolida en una herramienta única.
Llegados a este punto, poner a disposición de los clientes la documentación vía web requería de una programación exhaustiva, con un intenso control de errores, capaz de evitar posibles fallos humanos. Y así se hizo.
El resultado ha sido que los clientes de Estudio 53 disponen de la documentación generada casi en el mismo momento en que es generada y autorizada su publicación.
Un ejemplo que demuestra la agilidad de este sistema es que cuando un arquitecto o ingeniero de la empresa prepara un expediente (planos, licencias, etc...) automáticamente toda esa documentación es consolidada en un almacén documental. Una persona supervisa esa información y si es conforme, con un sólo click ha puesto a disposición del cliente toda (o parte) de la documentación correspondiente a ese expediente. También existe la posibilidad de que el sistema considere como válida toda la documentación allí reflejada
Otro ejemplo es cuando se realiza una factura y automáticamente se pone a disposición del cliente su descarga a través de la web de Estudio 53.
Finalmente, cuando un cliente llama por teléfono a la empresa y nos solicita una copia de algún documento (licencia, proyecto, etc...), localizar esa información es cuestión de 2 click de ratón. Esto en SimbioWork lo llamamos agilidad en la gestión.
Como siempre, si usted dispone de un contrato de mantenimiento en vigor, en breve recibirá esta actualización y si por el contrario usted usa la versión free de Cont@BOT deberá ponerse en contacto con nosotros para poder disfrutar de esta herramienta.
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