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Conseguir la certificación ISO se ha convertido en una ventaja competitiva para
las empresas, pero conseguir una aplicación real en la empresa de esta certificación se ha convertido
en un reto. Sepa cómo aplicar en la práctica esta certificación de una forma
fácil.
| Resumen |
- ¿Qué pretende la ISO?.
- ¿Qué ventajas tiene la gestión por procesos?.
- ¿Cómo aplicarlo en la empresa?.
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Artículo publicado por Microsoft. Véalo pulsando aquí.
¿Qué es la ISO 9001?.
Desde hace tiempo existen varios paradigmas sobre
la mejor forma de gestionar las empresas. El formato más aplicado actualmente es
la ISO, y en nuestro caso nos centramos en la certificación de los procesos
administrativos de la empresa.
Esta norma
basada en el modelo de Calidad Total, denominado EFQM (European Foundation for Quality Model) es de aplicación a
cualquier empresa.
¿Qué pretende la ISO?.
Básicamente lo que
se pretende es que la empresa funcione por procesos para asegurar la Calidad Total. Un proceso es un conjunto
de tareas que reciben una entrada y producen una salida. ¿Y esto qué es?. Pues
muy sencillo. Todas las tareas que realizamos a diario en nuestra empresa son
susceptibles de ser conceptualizadas, imaginadas o pensadas como un proceso.
Poniendo un ejemplo práctico diremos que en nuestra empresa existe un proceso de
facturación. Como entrada del proceso tenemos los trabajos que hemos hecho o los
materiales que hemos vendido y como salida del proceso tenemos una factura para
entregar a un cliente. Esta factura que tenemos que entregar será la entrada
para el proceso de cobro que tendrá como salida el cobro de la
factura.
La conceptualización del funcionamiento de la empresa basándose
en procesos unidos por sus entradas y salidas genera un diagrama de flujo de la
actividad de la empresa.
¿Qué ventajas tiene el funcionamiento por
procesos?
La principal ventaja es que, los procesos al tener una
entrada y una salida, estas se pueden medir de una forma cuantitativa. Esa
medición nos permitirá conocer la eficacia del proceso en nuestra empresa y nos
permitirá detectar que no funciona bien y por tanto podremos mejorarlo. Es lo
que se conoce como mejora continua de los procesos y esto es lo que hace mejorar
las empresas y estar adaptadas de la mejor forma posible al medio que les
rodea.
Otra ventaja es que cada persona del organigrama es designada como
responsable de uno o varios procesos y esto permite conocer el desempeño de cada
persona.
La teoría está muy bien, pero,
¿cómo lo aplico en mi empresa
prácticamente?.
El sistema para conseguir esto es muy sencillo y a la vez
muy complicado. Vamos a ir punto a punto.
1.- Cambie su mentalidad a una
mentalidad por procesos. Este punto es el más difícil. Pero recuerde, usted ha
pagado a una consultora para que lo certifiquen. ¿Quiere tirar su
dinero?
2.- Dibuje su ciclo de gestión como un diagrama de
flujo.
3.- Piense cómo podría ser un programa informático de gestión empresarial que
soporte su diagrama de flujo y, sobre todo, le informe en tiempo real sobre los
indicadores de gestión que ha establecido en su diagrama de flujo.
4.-
Busque la mejor oferta (licencias, servicio de consultoría, mantenimiento,
etc...)
5.- Cómprelo y en muy breve espacio de tiempo observará como ese
gasto se ha convertido en una inversión.
6.- Felicítese por su
decisión.
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